Laporan awal merupakan suatu dokumen yang telah mengalami penyatuan, digunakan untuk mengontrol seorang pegawai mengenai pengeluaran selama perjalanan bisnis.

Saat menunjukkan jumlah dalam dokumen ini, karyawan juga diharuskan untuk mengkonfirmasi pengeluarannya (cek, faktur, dll.). Saat mengeluarkan dana kepada karyawan untuk pengeluaran lain, laporan awal juga diisi.

Syaratnya hanyalah pegawai tersebut harus menjadi orang yang bertanggung jawab sesuai dengan dokumentasi (perintah organisasi).

Formulir laporan awal, apa yang tertera di dalamnya

Orang yang mengisi laporan jenis ini menunjukkan:

Nama organisasi;

tanggal (hari penyusunan laporan);

divisi (di mana karyawan tersebut terdaftar);

rincian Anda (nama lengkap, posisi, nomor personel);

tujuan menerima dana - khususnya untuk apa Anda berencana membelanjakannya (akomodasi, makanan, dll.)

Di sisi lain formulir, karyawan harus mengisi tabel yang merinci pengeluaran sebenarnya, tanggal pengeluaran, dan jumlah dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran tertentu. Terhadap setiap item adalah jumlah yang dibelanjakan pada item terakhir. Pada bagian akhir formulir didukung dengan tanda tangan pegawai. Sekembalinya dari perjalanan bisnis, formulir harus diserahkan ke departemen akuntansi dengan dokumen terlampir yang mengkonfirmasi biaya.

Akuntan organisasi yang menerima formulir harus memeriksa kesalahannya dan memeriksa dokumen yang ditentukan dan terlampir yang mengkonfirmasi biaya. Setiap formulir diberi nomor unik.

Dalam paragraf “tanda terima”, ditunjukkan dari siapa formulir ini diterima, jumlah yang dibelanjakan, nomor unik yang sama, tanggal pengeluaran dan penerimaan formulir, jumlah dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran. Formulir ini ditandatangani oleh seorang akuntan. Kwitansi tersebut disobek sebagai konfirmasi penerimaannya, setelah itu diberikan kepada pegawai yang memberikan formulir.

Akuntan dalam paragraf 7 dan 8 menunjukkan jumlah yang diterima untuk akuntansi, dalam paragraf 9 diperlukan untuk menunjukkan debit rekening (di mana biaya akan dihapuskan).

Langkah selanjutnya yang harus diselesaikan akuntan adalah mengisi tabel yang menunjukkan jumlah uang muka yang dikeluarkan dan jumlah yang sebenarnya dibelanjakan. Bergantung pada apakah ada kelebihan pengeluaran atau saldo, akuntan harus mengisi item yang sesuai. Jika terdapat saldo, akuntan mengembalikan jumlah sisanya sesuai dengan perintah penerimaan kas. Jika terjadi kelebihan pengeluaran, jumlah yang perlu diganti kepada karyawan dikeluarkan sesuai dengan perintah penerimaan kas. Selanjutnya isikan item “saldo disetor/total saldo yang dikeluarkan”.

Laporan awal tahun 2016.

Karyawan harus mengkonfirmasi bahwa dia membelanjakan rekeningnya sebagaimana dimaksud. Pada tahun 2016, laporan terlebih dahulu harus disampaikan 3 hari kerja setelah jangka waktu pengeluaran uang berakhir.

Dan jika seseorang sakit, sedang berlibur atau dalam perjalanan bisnis - dalam waktu tiga hari sejak tanggal kembali bekerja.

V Cara pengisian laporan awal tahun 2016.

Laporan awal tahun 2016 disampaikan sesuai dengan formulir terpadu No. AO-1 atau pada formulir yang dikembangkan oleh perusahaan. Beberapa rincian laporan awal diisi oleh karyawan, yang lain oleh akuntan.

Ø Karyawan tersebut menunjukkan dalam laporan:

§ Di sisi depan laporan pengeluaran mencantumkan tanggalnya (format – DD.MM.YYYY). Ini adalah hari di mana dia mengisi dokumen dan menunjukkan di dalamnya:

ü unit struktural tempat dia bekerja;

ü nama belakang dan inisial Anda;

ü posisi sesuai tabel kepegawaian;

ü tujuan uang muka yang diterima.

§ Karyawan juga mengisi tabel kiri laporan pengeluaran (tandai 1 pada contoh di bawah). Ada baris di sini untuk informasi tentang pembayaran uang muka sebelumnya yang tertunda pada karyawan. Mereka harus selalu mengandung tanda hubung. Lagi pula, karyawan tersebut diberikan uang tunai secara kredit hanya jika dia telah melunasi hutang lamanya. Persyaratan ini dinyatakan dalam klausul 6.3 Tata Cara pelaksanaan transaksi tunai.

Laporan awal tahun 2016 (contoh)

§ Di tabel, karyawan akan menunjukkan bagaimana dia menerima dana yang dapat dipertanggungjawabkan – tunai atau ke kartu pembayaran.

§ Kepada pegawai laporan awal akan melampirkan dokumen asli , yang mengkonfirmasi pengeluaran: BSO, kwitansi, kas dan kwitansi penjualan, dll. Daftar dokumen-dokumen ini harus dimasukkan secara berurutan di bagian belakang laporan pengeluaran dalam tabel.

§ Untuk setiap dokumen, karyawan akan menunjukkan:

ü tanggal dan nomor – kolom 2 dan 3 tabel;

ü nama dokumen atau pengeluaran yang dikonfirmasi oleh kertas (misalnya, perjalanan, akomodasi dalam perjalanan bisnis, biaya pembelian alat tulis) - kolom 4;

ü jumlah dalam rubel dan kopeck atau dalam mata uang asing - kolom 5 atau 6.

§ Jumlah dokumen terlampir karyawan akan menunjukkan di sisi depan laporan di bawah tabel (tandai 2 pada contoh di atas).

Ketika karyawan tersebut membawakan Anda laporan pengeluaran, beri nomor dan berikan tanda terima. Ini adalah bagian pemotongan formulir No. AO-1. Di dalamnya, tunjukkan rincian laporan uang muka dan jumlah yang dibelanjakan oleh karyawan. Jangan lupa menandatangani kuitansinya (tandai 4 pada contoh di atas).

Ø Rincian apa yang diisi akuntan?

§ Periksa laporan pengeluaran . Batas waktu untuk ini terbatas. Hal ini ditetapkan dalam tindakan lokal perusahaan. Misalnya saja dalam pengaturan alur dokumen.

§ Berdasarkan hasil pemeriksaan mengisi laporan dengan lengkap . Di dalamnya, sebutkan nama organisasi, kode unit struktural tempat akuntan bekerja, dan nomor personelnya.

§ Kemudian periksa dengan jumlah utama , yang ditunjukkan oleh karyawan dalam tabel di belakang laporan.

§ Jumlah yang dikonfirmasi masukkan dalam tabel yang sama di kolom “Jumlah biaya yang diterima untuk akuntansi” (tandai 5 pada contoh di atas).

§ Dalam tabel yang sama masukkan nomor akun Anda , yang dengannya Anda mengatribusikan biayanya.

Pengkabelannya seperti ini:

§ Jika pegawai kehilangan surat keterangan dari kantor tukar, maka mengubah mata uang menjadi rubel dengan tarif resmi pada tanggal laporan diterbitkan. Klarifikasi tersebut diberikan oleh Kementerian Keuangan di surat tertanggal 3 September 2015 No.03-03-07/50836.

§ Meringkaskan: mungkin ada pengeluaran berlebihan atau hutang dalam jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan. Berikan pengeluaran berlebih kepada karyawan dari mesin kasir. Dalam laporan awal, sebutkan nomor dan tanggal bahan habis pakai.

§ Karyawan harus membayar sisa jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan kepada kasir. Ketika dia melakukan ini, dalam laporan pengeluaran Anda tuliskan rincian kedatangannya (tandai 7 pada contoh di atas).

Catat di akuntansi Anda:

§ Jika akuntan tidak mengembalikan saldo ke kasir, menahan uang dari gajinya .

Ini digunakan untuk mencatat dana yang dikeluarkan kepada orang-orang yang bertanggung jawab untuk pengeluaran administrasi dan bisnis.

Dibuat dalam satu rangkap oleh penanggung jawab dan pegawai akuntansi.

Laporan awal dapat dibuat dalam bentuk kertas dan media komputer.

Di bagian belakang formulir, penanggung jawab menuliskan daftar dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan (surat perjalanan, kwitansi, dokumen transportasi, kwitansi kasir, kwitansi penjualan dan dokumen pendukung lainnya), dan jumlah biayanya ( kolom 1 - 6). Dokumen-dokumen yang dilampirkan pada laporan awal diberi nomor oleh penanggung jawab sesuai urutan pencatatannya dalam laporan.

Departemen akuntansi memeriksa tujuan penggunaan dana, keberadaan dokumen pendukung yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan, kebenaran pelaksanaannya dan perhitungan jumlah, dan juga di sisi sebaliknya dari formulir jumlah biaya yang diterima untuk akuntansi ditunjukkan (kolom 7 - 8) dan akun (sub-akun) yang didebet untuk jumlah tersebut (kolom 9).

Rincian yang berkaitan dengan mata uang asing (baris 1a bagian depan formulir dan kolom 6 dan 8 bagian belakang formulir) diisi hanya jika dana dikeluarkan kepada penanggung jawab dalam mata uang asing sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan, sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini.

Laporan pengeluaran yang diverifikasi disetujui oleh manajer atau orang yang berwenang dan diterima untuk akuntansi. Sisa uang muka yang belum terpakai diserahkan oleh penanggung jawab ke meja kas organisasi dengan menggunakan perintah penerimaan kas dengan cara yang ditentukan. Pengeluaran berlebih pada laporan muka dikeluarkan kepada penanggung jawab sesuai dengan perintah penerimaan kas.

Berdasarkan data laporan awal yang disetujui, departemen akuntansi menghapuskan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 1 Agustus 2001 N 55 "Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama N AO-1 "Laporan awal""

Isi formulir tanpa kesalahan dalam 1 menit!

Program gratis untuk mengisi semua dokumen kas secara otomatis.

Business.Ru - mengisi semua dokumen tunai dengan cepat dan nyaman

Terhubung secara gratis ke Business.Ru

Menurut undang-undang Federasi Rusia saat ini, setiap karyawan yang telah menerima sejumlah uang untuk biaya perjalanan, pembelian barang apa pun atau untuk kebutuhan lain wajib melaporkan jumlah yang dibelanjakannya ke departemen akuntansi perusahaan tempat dia bekerja. Untuk melakukan ini, ia perlu mengisi apa yang disebut laporan awal dalam formulir No. AO-1 dan melampirkan semua kuitansi dan dokumen yang mengkonfirmasikan biaya yang dikeluarkan. Bentuk terpadu tersebut disetujui dengan Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 1 Agustus 2001 No.55.

(Kirim dokumen tanpa kesalahan dan 2 kali lebih cepat dengan pengisian dokumen otomatis di program Class365)

Cara menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen dan menyimpan catatan dengan mudah dan alami

Lihat cara kerja Business.Ru
Masuk ke versi demo

Cara mengisi laporan awal dengan benar

Pengisian formulir dimulai dari sisi depan. Di baris paling atas Anda harus memasukkan nama organisasi. Pegawai juga perlu mencantumkan nama belakangnya dengan inisial, tanggal penyelesaian, unit struktural tempatnya berada, dan jabatannya. Penting juga untuk memasukkan tujuan uang muka yang dimaksudkan, misalnya “kebutuhan rumah tangga”, “biaya perjalanan”, dll.

Di kolom kiri Anda perlu menunjukkan jumlah saldo (dana yang belum terpakai) atau jumlah pengeluaran berlebih (jika ada saldo atau pengeluaran berlebih). Kemudian Anda perlu mengisi formulir di bagian belakang, mencantumkan semua dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan (nama setiap dokumen harus dimasukkan dalam kolom terpisah). Semua jumlah yang ditunjukkan dalam dokumen harus dijumlahkan dan hasilnya ditulis di baris “Total”. Di bawah ini Anda perlu memberi tanda tangan dan penguraiannya.

Setelah mengisi bagian belakang laporan pengeluaran sesuai dengan rekomendasi yang dijelaskan di atas, Anda harus kembali ke sisi depan dengan memasukkan di baris "yang dibelanjakan" jumlah yang ditampilkan di baris "Total" di bagian belakang formulir . Di bawah ini Anda perlu menunjukkan jumlah dokumen yang dilampirkan pada laporan dan jumlah lembar masing-masing dokumen. Baris sisanya harus diisi oleh akuntan.

Ketika seorang karyawan menyampaikan laporan ke bagian akuntansi, akuntan wajib mengeluarkan tanda terima sebagai imbalannya.

Laporan yang disusun secara tidak benar adalah masalah utama bagi banyak pemeriksa pajak. Mereka akan menemukan sesuatu untuk dikeluhkan - baik PPN tidak dialokasikan, atau ada tanda terima yang hilang, atau beberapa pengeluaran ini tidak produktif. Oleh karena itu, pimpinan perusahaan mana pun harus melatih karyawannya dalam semua seluk-beluk penyusunan dokumen ini.

Cara mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen dan menghindari pengisian formulir secara manual

Pengisian formulir dokumen secara otomatis. Hemat waktu Anda. Singkirkan kesalahan.

Hubungkan ke CLASS365 dan manfaatkan seluruh fitur:

• Secara otomatis mengisi formulir dokumen standar saat ini
• Cetak dokumen dengan tanda tangan dan gambar segel
• Buat kop surat dengan logo dan detail Anda
• Buat penawaran komersial terbaik (termasuk menggunakan template Anda sendiri)
• Unggah dokumen dalam format Excel, PDF, CSV
• Kirim dokumen melalui email langsung dari sistem

Dengan CLASS365 Anda tidak hanya dapat menyiapkan dokumen secara otomatis. CLASS365 memungkinkan Anda mengelola seluruh perusahaan dalam satu sistem, dari perangkat apa pun yang terhubung ke Internet. Sangat mudah untuk mengatur kerja yang efektif dengan klien, mitra dan staf, untuk memelihara catatan perdagangan, gudang dan keuangan. CLASS365 mengotomatiskan seluruh perusahaan.

Mulailah dengan Business.Ru sekarang! Gunakan pendekatan modern dalam manajemen bisnis dan tingkatkan penghasilan Anda.

Terhubung secara gratis ke Business.Ru

Artikel ini menawarkan unduhan gratis formulir laporan awal (kata). Kami juga mengisi formulir ini sebagai contoh, Anda dapat mendownload contoh pengisian laporan awal di bagian bawah artikel.

Laporan awal memiliki bentuk standar AO-1. Formulir ini diisi baik oleh pegawai akuntansi maupun oleh penanggung jawab itu sendiri. Saat mengeluarkan uang tunai ke rekening, Anda harus memastikan bahwa karyawan yang menerima uang tersebut termasuk dalam daftar orang yang bertanggung jawab, yang disetujui atas perintah manajer (, serta untuk semua jumlah yang dikeluarkan sebelumnya, dia telah melaporkannya. Hanya dalam hal ini bolehkah memberinya sejumlah uang.Pengeluaran uang pada sub-pelaporan dilakukan atas dasar surat keterangan pegawai yang contohnya dapat diunduh.

Ketika uang diberikan kepada karyawan, laporan awal dikeluarkan, yang selanjutnya harus diisi dan diserahkan oleh karyawan tersebut ke departemen akuntansi.

Contoh pengisian formulir laporan awal AO-1

Mari kita simak tata cara pengisian laporan awal saat mengeluarkan uang kepada karyawan untuk keperluan bisnis.

Pada formulir AO-1 harus dicantumkan nama organisasi, nama lengkap penanggung jawab, nomor personelnya, nama unit, jabatannya, serta tujuan uang muka (untuk kebutuhan bisnis) .

Selanjutnya laporan awal diberikan kepada karyawan untuk diisi. Apabila penanggung jawab telah membelanjakan uang muka untuk tujuan yang dimaksudkan, maka perlu mengisi bagian belakang formulir AO-1. Untuk melengkapinya, Anda memerlukan dokumen pendukung yang harus dikumpulkan untuk mengonfirmasi biaya.

Di bagian belakang formulir laporan awal, Anda harus menunjukkan:

• nomor seri catatan;
• nomor dan tanggal dokumen konfirmasi pengeluaran;
• nama dokumen ini;
• jumlah biaya sesuai dokumen;
• data yang lengkap dikukuhkan dengan tanda tangan penanggung jawab.

Setelah itu, Formulir AO-1 ditransfer ke departemen akuntansi, karyawan yang bertanggung jawab memeriksa kelengkapannya dan memasukkan informasi berikut di sisi depan:

• jumlah uang muka yang diterima;
• jumlah yang dibelanjakan;
• saldo atau kelebihan (jika ada);
• entri akuntansi - entri yang mencerminkan penghapusan uang yang dibelanjakan, dan jumlah yang sesuai juga ditunjukkan.