Для хозяйствующих субъектов при соблюдении ими определенных критериев возможно использование льготного режима налогообложения в виде УСН. Он предполагает две разновидности системы - по доходам и по доходам уменьшенным на сделанные расходы. Но не каждые расходы при УСН доходы минус расходы можно использовать при формировании базы по налогообложению по сравнению с общей системой налогообложения (ОСНО).

Предприятия и предприниматели в ходе своей деятельности производят расходы, которые в дальнейшем приведут к получению дохода.

Но сумму произведенных затрат можно на учесть только на одной разновидности УСН. Это им позволяет сделать п. 2 ст.346.18 НК РФ, который определяет как рассчитывается налог при УСН «доходы минус расходы».

Система УСН «доходы» имеет пониженную ставку, но не позволяет принять к учету расходы, за исключением оплаченных страховых взносов, на которые налогоплательщик может снизить сумму исчисленного обязательного платежа, но в пределах нормы.

Учет расходов при УСН доходы минус расходы 2017, так же как и доходов ведется в налоговом регистре КУДиР.

При этом расходы при УСН доходы минус расходы считаются по кассовому методу, то есть момент признания расходов при УСН доходы минус расходы в 2017 году определяется фактом их оплаты. Все они должны быть документально подтверждены и иметь экономическое обоснование.

Важно! Хозяйствующий субъект может столкнуться с ситуацией, когда сумма произведенных и учтенных при исчислении налога расходов превысит сумму выручки полученной за этот же период. В этом случае налогоплательщик все равно должен будет исчислить минимальный налог при УСН доходы минус расходы и перечислить его в бюджет.

Также фиксирует произведенные субъектом расходы накопительно по каждому отчетному периоду.

Какие расходы можно принять при УСН в 2017 году

Льготный режим в этой части налогообложения имеет одну существенную отрицательную сторону - перечень включаемых в базу расходов строго определен и является закрытым.

Этот список одинаков как для юрлиц, так и для ИП УСН доходы минус расходы. При этом расходы при УСН доходы минус расходы определяются ст. 346.16 НК РФ.

В состав расходов включаются:

• Затраты на покупку, строительство, дооборудование, реконструкцию и улучшение ОС. При этом плательщики налога стоимость нового основного средства могут учесть сразу в текущем году пропорционально числу кварталов, в течение которых оно использовалось. Но затраты на покупку ОС, требующих регистрации, можно внести в расходы только после их оплаты и постановки на учет (например, транспортные средства). Если объект ОС существовал у хозяйствующего субъекта до перехода на УСН, то его стоимость учитывается в зависимости от срока его использования.
• Затраты на покупку или создание НМА. Здесь же учитываются затраты на патентование и проведение научно-исследовательских работ.
• Затраты на ремонтные работы основных средств как своих, так и полученных по договору аренды, если в договоре эта обязанность закреплена за арендатором.
• Арендная плата по договорам аренды и лизинга.
• Материальные расходы. Они определяются по тем же принципам, что и на общем режиме. Сюда включаются прежде всего понесенные расходы на закупку сырья и материалов. Здесь же отражаются и ряд услуг, например, по вывозу ТКО, уборке помещения, изготовлению печати и т.д.
• Затраты на оплату зарплаты сотрудникам предприятия, привлекаемых по трудовым контрактам и договорам ГПХ, в том числе премии. Пособия по нетрудоспособности, финансируемые из средств предприятия за первые три дня больничного сюда также могут быть включены, также как и предусмотренные договорами с сотрудниками повышенные размеры. Здесь же отражаются суммы удержанных и перечисленных алиментов из зарплаты, а также суммы НДФЛ с зарплат работников.
• Расходы, производимые хозяйствующим субъектом по всем направлениям обязательного страхования. Сюда включаются помимо прочего страховые взносы, начисляемые на оплату труда.
• Суммы входящего НДС, по оплаченным материальным средствам, услугам, расходам, включаемым в расходы при УСН.
• Проценты, по привлеченным средствам по договорам займа и кредита.
• Затраты на выполнение мер по пожарной безопасности на предприятии, в том числе установка и обслуживание сигнализации, и иные услуги пожарных организаций.
• Суммы таможенных платежей, не возвращаемые налогоплательщику при ввозе на территорию нашего государства.
• Затраты на содержание транспорта фирмы, сюда же включается компенсация за использование по рабочим делам личного транспорта сотрудника в пределах утвержденных норм.
• Командировочные расходы, включающие в себя проезд, найм жилья, суточные в пределах утвержденных предприятием норм, оформления виз и паспортов при загранпоездках и т. д.
• Оплата услуг по нотариальному оформлению в пределах действующих тарифов.
• Расходы на юридические, бухгалтерские и аудиторские услуги.
• Стоимость публикации бухгалтерской отчетности.
• Расходы на канцтовары.
• Почтовые, телеграфные расходы, а также за услуги связи.
• Приобретение лицензионных продуктов для ЭВМ.
• Расходы на рекламу.
• Затраты на освоение новых производств.
• Расходы на закупку товаров, которые в дальнейшем будут реализованы.
• Суммы налогов и иных обязательных сборов, которые оплачивает налогоплательщик. Это может быть транспортный, земельный налог, НДС, уплаченный при выполнении обязанностей налогового агента и т. д. НДФЛ по работникам сюда не включается, так как отражается в составе расходов по оплате труда.
• Расходы на гарантийное обслуживание.
• Расходы на оплату услуг комиссионеров, агентов и т. д.
• Платежи, производимые периодически, за использованием объектов НМА, принадлежащим третьим лицам.
• Вступительные, членские и целевые взносы для организаций, входящих в состав СРО.
• Судебные затраты и платы в арбитраже.
• Расходы на обслуживание касс.
• Затраты на обслуживание ЭВМ.
• Расходы на вывоз ТКО.
• Расходы на обучение, переподготовку кадров и их независимую оценку.
• Затраты на компенсацию вреда, причиненного дорогам транспортом с большой массой (Система «Платон»).

Какие расходы не учитываются в 2017 году?

Рассмотрим перечень расходных операций, которые нельзя принимать во внимание при определении базы для определения налога при УСН доходы сниженные на расходы. Невозможность их включения определяется письмами Минфина, ФНС и другими нормативными документами.

Какие расходы нельзя принять к учету:

• Расходы, понесенные на спецоценку условий труда;
• Расходу на приобретения права монтажа и использования рекламной конструкции;
• Суммы налога НДС который был выделен в счет-фактурах при продаже товара, работы, услуги субъектами, использующими УСН и уплатившие выделенный налог в бюджет;
• Расходу, понесенные на оплату работы привлеченной фирмы по поиску арендаторов;
• Расход на покупку опциона, дающего право заключить договор аренды;
• Суммы расходов, которые согласно заключенному договору, полностью покрывает контрагент;
• Стоимость получения электронной подписи, необходимой для участия в госторгах;
• Расходы, которые несет субъект при участии в торгах и аукционах на право заключения государственного контракта;
• Расходы на оплату вознаграждения сторонней организации, осуществляющей подготовку документации для участия в госторгах;
• Расходы по обеспечению нормальных трудовых условий сотрудников;
• Расходы на выпуск и обслуживание пластиковых карт, предназначенных для перечисления зарплаты работников;
• Приобретение книжки МДП, которая дает право следования автомобилей через границы иностранных стран без досмотра на таможенных пунктах;
• Оплата услуг аккредитованной фирмы в области охраны труда;
• Расходы на подписку на бухгалтерские и иные другие печатные издания;
• Представительские расходы;
• Стоимость товаров, которые не были оплачены поставщикам и затем списаны ка просроченная кредиторская задолженность;
• Стоимость основных средств, что были внесены в виде взноса в уставный капитал;
• Возмещение ущерба, который был нанесен компании учредителем;
• Выплата компенсаций за использование в рабочих целях личных автомобилей более закрепленных норм;
• Приобретение фирменной одежды, если только обязанность не закреплена в одном из законодательных актов РФ;
• Приобретение пропускных документов на проход или проезд сотрудников в арендуемое помещение;
• Расходы на изготовление световой вывески, не носящей рекламный характер, а также расходы на оформление внешнего вида зданий;
• Расходы на приобретение участка земли (если только он не куплен для перепродажи);
• Плата за право ограниченного пользования участком (сервитут);
• Затраты на реконструкцию здания;
• Оплата права подписания соглашение по аренде земельного участка продолжительностью на 25 лет для реконструкции и использования находящегося на нем здания;
• Оплата услуг по управлению деятельностью ООО;
• Оплата услуг привлеченной фирмы по осуществлению кадрового учета компании (при отсутствии собственной кадровой службы);
• Оплата услуг аутсорсинга и аустаффинга;
• Расходы в виде штрафов, пеней и прочих штрафных санкций за нарушение договоров, которые были признаны должником либо установлены по решению суда;
• Расходы за выдачу госорганом выписки из ЕГРЮЛ(ЕГРИП) в бумажном виде;
• Расходы, которые понес ИП до своей фактической регистрации;
• Расходы ИП на проведение своего обучения, а также проезд до места этого обучения, включая командировочные расходы;
• Расходы на получение антитеррористического паспорта центра торговли, услуги по созданию табличек для парковочных мест инвалидов;
• Возмещение расходов сотрудникам, работа которых выполняется в пути или имеет разъездной характер;
• Компенсационные выплаты работнику за время проживания в общежитии или ином помещении по время нахождения на вахте;
• Расходы на покупку имущественных прав, в том числе права долга;
• Расходы на услуги сторонней фирмы по уборке и перевозке снега с окружающей территории, расходы на благоустройство территории;
• Расходы на приобретение для перепродажи прав на музыкальные и видео произведения;
• Расходы на приобретение для дальнейшей продажи неисключительных прав на программы для ЭВМ;
• Стоимость материалов, которые получены при разборе имеющихся основных средств, учтенная при постановке на баланс, не включается в расходы при дальнейшей продаже таких материалов;
• Расходы по покупке товаров для дальнейшей продажи, произведенные во время нахождения на ЕНВД;
• Плата за технологическое присоединение реконструируемых энергоустройств и объектов по производству электроэнергии, к действующим электрическим сетям;
• Расходы на доведения товара до состояния, в котором возможна его реализация, а также расходы по дооборудованию товаров, купленных для дальнейшей продажи;
• Расходы лизингополучателя по доведению объектов, полученных в лизинг, до состояния, в котором возможно их использование;
• Расходы в резерв универсального обслуживания, выполняемые операторами сети связи;
• Вступительные взносы в некоммерческие организации и отчисления в фонды таких организаций;
• Размеры патентных пошлин, перечисляемых за регистрацию лицензионных договоров по приобретению товарных знаков;
• Лесные подати;
• Расходы на покрытие недостачи или хищений денежных средств;
• Вознаграждение, которое уплачивается продавцом покупателю за выполнение каких-либо условий соглашения;
• Затраты по закупке товаров, которые используются для улучшения условий пребывания клиентов (вода, чай, сахар, конфеты и т. д.);
• Списание сумм безнадежных долгов;
• Расходы на покупку квартиры, предназначенной для проживания работника;
• Убыток прошлого периода, если он возник когда применялась система УСН доходы, а в периоде списания действует УСН доходы минус расходы.

Особенности уменьшение налога на страховые взносы

В отличие от системы УСН доходы 6%, на режиме 15% уменьшается не сам размер налога, а база, формирующаяся для его исчисления. просто вносятся в полном размере в состав учитываемых расходов, тем самым уменьшая базу.

Аналогичная ситуация обстоит и со взносами, которые уплачиваются за принятых сотрудников. Они также в полной мере включаются в состав расходов, и участвуют в уменьшении базы. Однако здесь есть одна особенность. Если предприниматель совмещает вместе с УСН еще один режим, то включать в состав расходов можно только взнося на тех работников, которые участвуют в выполнении деятельности, подпадающей под УСН.

Иногда ради бизнеса приходится ездить в другие города, и это приводит к дополнительным затратам на транспорт, отель и питание. У ИП на УСН «Доходы минус расходы» часто возникает вопрос, можно ли учесть эти затраты при расчёте налога. Такая экономия на налоге может привести к спорам с налоговой, и вот почему.

Чиновники против учёта в налоге УСН затрат на командировки ИП

Налоговый кодекс разрешает учитывать командировочные расходы при расчёте налога УСН, но, по мнению налоговой и Минфина, это касается только командировок наёмных работников по трудовому договору. Объясняют это тем, что по Трудовому кодексу командировка — поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником. Из-за этого он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.

Суды на стороне предпринимателей

В такой ситуации суды поддерживают ИП и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН. Поэтому при конфликте с налоговиками есть шанс отстоять свою позицию в суде — хотя исход дела нельзя предсказать заранее. Но если вы хотите избежать споров с налоговой, лучше не учитывать затраты на поездку как командировочные расходы.

Отнесите затраты на поездку к другим видам расходов

Есть более безопасный способ. Попробуйте отнести затраты на поездку к другим статьям расходов, избегая слова «командировочные». Например, если вы поехали в другой город за товарами, оборудованием или материалами для бизнеса, включите затраты на поездку в их стоимость. Только не забудьте каждый расход подтвердить документами. Недостаток такого способа в том, что далеко не все затраты получается отнести к другим видам расходов. Оценить плюсы и минусы каждого варианта поможет таблица.

Вариант	Плюсы	Минусы
Не учитывать командировочные расходы при расчёте налога УСН.	Проблем с налоговой не возникнет.	Сэкономить на налоге не получится.
Учесть командировочные расходы при расчёте налога УСН.	Сэкономите на налоге. В спорах с чиновниками суд, скорее всего, примет вашу сторону.	При проверке налоговая может доначислить налог, пени и штраф. Вряд ли получится доказать свою позицию без суда.
Отнести затраты на поездку к другим статьям расходов	Сэкономите на налоге. Налоговая не придерётся к формулировке «командировочные расходы».	Не всегда получается отнести затраты к другим статьям расходов. Не получится учесть все затраты.

Документально командировки своих работников плательщики налога на прибыль и фирмы, которые применяют УСН, оформляют в едином порядке. Даже порядок налогового учета командировочных расходов у таких компаний практически совпадает. Но все же у фирм на "упрощенке" есть свои особенности учета расходов, о которых не следует забывать.

Для подтверждения командировочных расходов компаниям, которые применяют УСН, следует уделить особое внимание оформлению документов. Это касается и тех фирм, которые находятся на "упрощенке" с объектом налогообложения "доходы" - в противном случае есть риск, что на суммы возмещаемых работникам расходов придется начислить страховые взносы во внебюджетные фонды, а также удержать с этих сумм НДФЛ.

Оформляем документы

Для оформления служебных командировок предусмотрены унифицированные бланки документов, обязательные к применению всеми компаниями . О том, как заполнить эти формы, а также об особенностях, которые следует учесть при направлении работника в командировку, сказано в постановлении Правительства РФ . Также командировкам посвящено несколько статей Трудового кодекса - в них говорится о гарантиях, которые работодатель обязан предоставить своим командированным работникам. При направлении своего работника в командировку фирма должна оформить следующие документы.

1. Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а).

В командировку можно направить только работника, состоящего в трудовых отношениях с фирмой, то есть того, с которым заключен трудовой договор. Это значит, что расходы на служебные поездки лиц, работающих по каким-либо иным договорам, например гражданско-правовым, не признаются расходами на командировки. Также не признаются командировками служебные поездки сотрудников, чья работа по условиям трудового договора носит разъездной характер или осуществляется в пути.

2. Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Этот документ оформляется на основании приказа Т-9 или Т-9а и необходим для подтверждения срока пребывания работника в командировке - в нем проставляются отметки о дате приезда в пункт назначения и дате отъезда. Командировочное удостоверение не оформляется для служебных поездок в страны дальнего зарубежья (при посещении которых в загранпаспорте работника делается отметка о пересечении государственной границы).

3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).

Этот документ подтверждает служебный характер поездки. В нем должна быть указана цель командировки. Обратите внимание, что из перечисленных документов для подтверждения командировочных расходов в налоговом учете необходимо наличие лишь командировочного удостоверения. Приказ о направлении работника в командировку и служебное задание для подтверждения расходов не нужны .

Какие расходы нужно возместить работнику?

После возвращения из командировки работник в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет (по форме АО-1), к которому прикладывает документы, подтверждающие расходы, и отчет о выполненной работе.
Перечень командировочных расходов, которые фирма обязана возместить своему работнику, установлен Трудовым кодексом и включает расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Решение о возмещении остальных расходов, связанных с командировкой, например услуг связи или каких-либо бытовых услуг, каждая компания принимает самостоятельно.
В любом случае перечень и размер возмещаемых расходов по командировке должен быть установлен внутренним нормативным документом фирмы. Например, таким документом может быть коллективный договор или положение о командировках.

Как отразить расходы в налоговом учете?

У компаний, которые применяют УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую базу.

Формулировка подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса полностью дублирует подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса, в котором говорится о командировочных расходах фирм - плательщиков налога на прибыль. Обратите внимание, что перечень и размер этих расходов налоговым законодательством не ограничен. Главное, чтобы они были документально подтверждены и экономически обоснованы.
То есть командировочные расходы отражаются в налоговом учете компаний на "упрощенке" в том же порядке, что и у плательщиков налога на прибыль, а датой их признания будет являться дата утверждения авансового отчета.
Однако в отличие от плательщиков налога на прибыль фирмы, которые применяют УСН, все расходы должны учитывать кассовым методом, то есть в момент их фактической оплаты . Поэтому на дату утверждения авансового отчета "упрощенцы" смогут учесть лишь расходы, оплаченные из аванса, который был выдан работнику перед командировкой. Если же работник, находясь в командировке, допустил перерасход, та часть расходов, которая приходится на этот перерасход, учитывается на дату его возмещения работнику.

Пример
В 2010 г. ООО "Рассвет" применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы".
12 июля сотрудник этой фирмы Семенов А.С. получил аванс на командировочные расходы в сумме 27 000 руб. и в тот же день отправился в командировку. 23 июля он вернулся и сдал в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 29 000 руб., который утвердили 28 июля. Перерасход в сумме 2000 руб. Семенову А.С. вернули 3 августа.
Таким образом, бухгалтер ООО "Рассвет" в книге учета доходов и расходов за июль 2010 г. отразит лишь часть командировочных расходов в сумме 27 000 руб. (на дату утверждения авансового отчета), а часть, приходящуюся на перерасход, в сумме 2000 руб. включит в расходы в августе (на дату возмещения работнику).

Обратите внимание, что на дату выдачи работнику аванса у компании, применяющей УСН, расхода не возникает. Соответственно, если командированный работник не использовал часть аванса и вернул его в кассу организации, эта сумма не будет являться налогооблагаемым доходом.

На что стоит обратить внимание

Суточные
Начиная с 2009 года суточные учитываются в расходах для целей налогообложения в полном объеме. Главное, чтобы их размер был утвержден каким-нибудь внутренним нормативным документом фирмы. Для подтверждения этих расходов необходимо командировочное удостоверение, оформленное должным образом . Стоит учесть и то, что для целей исчисления НДФЛ суточные все еще нормируются: суммы, которые превышают установленный Налоговым кодексом лимит (для командировок по России - 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб.), должны облагаться НДФЛ .

Проезд
Если работник ездил в командировку по электронным билетам, то помимо документов об оплате оправдательными документами, подтверждающими сам факт поездки, будут являться:

• для железнодорожных билетов - распечатка электронного билета на бумажном носителе, а также документы, которые косвенно связаны с этой поездкой - командировочное удостоверение с необходимыми отметками, документы о проживании в месте назначения и т. д.
• для авиабилетов - распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон, подтверждающий перелет по этому маршруту. Если авиабилет выписан на иностранном языке, нужно сделать еще и перевод необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость, - ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета. Этот перевод компания может сделать самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика .

Законом предусмотрено, что расходы на проезд также включают сбор за обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плату за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах, поэтому они полностью учитываются для целей налогообложения .
Другие сервисные сборы также могут быть учтены для целей налогообложения, но только если они включены в стоимость билетов .

Такси
Если у командированного работника была необходимость воспользоваться услугами такси, то их стоимость также можно учесть в расходах .

Проживание
Расходы по найму жилья при проживании в гостинице могут подтверждаться бланками строгой отчетности (БСО), которые гостиницы имеют право разрабатывать самостоятельно. Главное, чтобы такой БСО содержал все необходимые реквизиты :
а) наименование документа, шестизначный номер и серию;
б) наименование и организационно-правовую форму - для организации; фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дату осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
В случае отсутствия БСО расходы на проживание подтверждаются чеками ККТ и документами, где указано, что оплата была произведена именно за услуги по проживанию (например, счет или счет-фактура).

Экспертиза статьи:
Е.В. Мельникова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

1 пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
3 ст. 166-168 ТК РФ
4 письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890
5 ст. 168 ТК РФ
6 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
7 письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206
8 п. 3 ст. 217 НК РФ
9 письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23
10 письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168
11 п. 12 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749; письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51
12 письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93
13 письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162
14 п. 3 Порядка, утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666

При командировке у работодателя возникают командировочные расходы при УСН. Это расходы на проезд, на найм гостиницы, суточные и другие расходы. Обо всех этих расходах при командировке вы узнаете из нашей статьи. Там есть ответы, как учитывать расходы при командировке в базе по УСН и как облагать расходы при командировке НДФЛ и страховыми взносами.

Норма командировочных расходов в 2015 году

Норма командировочных расходов в 2015 году - это нормирование на командировочные расходы. Нормы командировочных расходов в 2015 году законодательством не установлены. Это значит, что работодатель может нормировать командировочные по своему усмотрению.

Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются:

• НДФЛ (п 3 ст 217 НК РФ..);

Норматив суточных в 2014 году предусматировает, что НДФЛ и страховые взносы не нужно начислять даже в том случае, когда расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 31.12.2011 № 03- 04-06 / 6-364).

Как оплатить пребывание работника в командировке при УСН

Штатному работнику, направленному в командировку, организация обязана возместить (ст 168 ТК РФ.):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
• другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Кроме того, за время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Возмещение расходов на проезд командированным работникам

Организация обязана возместить работнику расходы на проезд до места командировки и обратно. Работнику, командированному в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, также компенсируются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Возместив работнику затраты на проезд, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом к расходам на проезд относятся:

• стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т д.).;
• страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются (. п 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы организация вправе отразить в налоговой базе. Естественно, только при наличии документа, свидетельствующего об оплате соответствующих услуг. Напомним, что Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при «упрощенке» признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Возмещение командированному работнику расходов по проживанию в гостинице

Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки (ст. 168 ТК РФ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. Д.).

Возместив работнику затраты по найму жилого помещения, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но при условии, что работник предоставит в бухгалтерию документ, подтверждающий понесенные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, квитанцию??или счет из гостиницы (письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06 / 1/279), кассовый чек или бланк строгой отчетности, который соответствует требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются:

• НДФЛ (п 3 ст 217 НК РФ..);
• взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп 2 п 1 ст 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ...);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Отметим, не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы и в случае, когда фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила лимит компенсации, установленный внутренним документом организации (письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06 / 6-204). Правда, от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья.

Выплата суточных при командировках

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, называются суточными. Организации вправе выплачивать командированным работникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. (ст. 168 ТК РФ). Законодательно установленного лимита суточных для командировок по России или за границу не существует. Каждый работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно.

Суточные сотрудникам следует выплатить за все дни пребывания в командировке (в том числе за выходные и праздничные дни), а также за дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Заболевшему во время командировки работнику суточные выплачиваются в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ т 13.10.2008 № 749). Кроме того, за период болезни работнику полагается пособие по временной нетрудоспособности.

Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе суточные отразить в составе расходов (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Налоговую базу можно уменьшить на всю сумму суточных, установленную коллективным договором или локальным нормативным актом и выданную работнику за время служебной поездки. Аналогичной позиции Без придерживается Минфин России в письме от 17.08.2009 № 03-11-09 / 283 .

Безусловно все учитываемые затраты организации должны быть оправданны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Это значит, что учесть суточные в расходах можно лишь в том случае, когда все документы по командировке правильно оформлены (составлен приказ, выписано командировочное удостоверение и т. Д.).

Пример учета суточных в расходах при УСН

ООО «Звезда» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Приказом руководителя установлено, что при командировках на Украину суточные выплачиваются в размере 2000 руб. за сутки. Командировка работника в Киев (с учетом отъезда и приезда) составила пять дней. За это время ему выплачено 10 000 руб. суточных. Какую сумму можно включить в расходы?

Суточные выданы работнику в размере, предусмотренном приказом руководителя. Поэтому всю их сумму, то есть 10 000 руб., Организация вправе отразить в расходах (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах (п 3 ст 217 НК РФ..):

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
• 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Суточные по своей сути являются частичной компенсацией расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. Такие компенсации не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Но при условии, что компенсации предусмотрены действующим законодательством и выплачиваются в пределах установленных норм (подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24,07. 98 № 125-ФЗ).

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 ТК РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Получается, страховыми взносами не облагаются суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации. С превышения придется начислить взносы.

Образец приказа руководителя об установлении нормы суточных по командировкам работников по России и за границу

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда»

Приказ № 25

об установлении норм суточных

При направлении сотрудников в краткосрочные служебные командировки в 2014 году суточные выплачивать в следующих размерах:

• при командировках по России - 1000 руб. в сутки;
• при командировках в Болгарию - 2000 руб. в сутки;
• при командировках в Румынию - 2000 руб. в сутки.

Генеральный директор Шведов П.В. Шведов

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Октябрь 2010.

Командировочные и представительские расходы для начинающих предпринимателей.

В этот раз мы просто и доступно расскажем начинающим предпринимателям о двух видах расходов, с которыми часто приходится сталкиваться в обычной жизни - расходах на командировки и представительских расходах. Как можно учесть такие расходы, что к ним относится, как они должны быть оформлены и каково их влияние на налогообложение компании при применении различных налоговых систем.

Расходы на командировки (командировочные)

Общая информация

Поиск клиентов или партнеров, участие в бизнес-выставках или семинарах, переговоры с иностранными поставщиками или производителями-все это обычно связано с поездками по служебным делам, проще говоря – с командировками.

В соответствии с п.п.12 п.1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки включают в себя:

• Проезд работника к месту командировки и обратно (билеты, трансфер на вокзал или в аэропорт)
• Наем жилого помещения (в том числе расходы на проживание в гостинице)
• Суточные
• Оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и пр.
• Консульские и иные сборы за право проезда, транзита транспорта и т.д.
• Оплата за услуги нотариуса за нотариальное оформление необходимых документов
• Другие расходы, связанные с командировками

Оформление командировочных расходов. (что требовать от сотрудников)

Требования стандартные–командировочные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Независимо от системы налогообложения, которую вы применяете, расходы на командировки обычно оформляются следующими документами:

Перечень документов для оформления командировки и отчета о ней.

Документ	Комментарии
Приказ о направлении в командировку.	Унифицированная форма Т-9 (Т-9а). Документ обязательный
Командировочное удостоверение	Унифицированная форма Т-10. Документ обязательный, за исключением командировок за границу
Копия паспорта (загранпаспорта) с отметками о пересечении границы.	Для зарубежных командировок
Билеты	В том числе электронные (распечатка)
Документы, подтверждающие расходы на услуги гостиницы	Счета, накладные, акты и/или счета-фактуры, а также кассовый чек при оплате наличными либо бланк строгой отчетности.
Служебное задание и Отчет об исполнении	Унифицированная форма Т-10а. Обязательный документ, в котором указывается цель поездки и ее результат.
Авансовый отчет	Унифицированная форма АО-1. В случае если сотруднику выдавались под отчет наличные денежные средства (в рублях или валюте) в течение 3-х дней после возвращения из командировки он должен представить отчет и вернуть неиспользованные средства в кассу. Отчет также оформляется, если сотрудник расплачивался корпоративной или личной банковской картой.
Прочие документы	Подтверждающие расходы на оплату трансфера до вокзала/аэропорта/гостиницы, оплата проезда по автобану, оплата за выдачу визы и так далее.

Влияние командировочных расходов на налогообложение.

Важно С 01.01.2009 суточные нормируются только для расчета НДФЛ. Налоговым кодексом установлены суммы суточных, в пределах которых они не облагаются налогом:

• 700 рублей при командировках на территории России.
• 2500 рублей при командировках за границу.

В случае если локальным документом установлены нормативы, превышающие указанные цифры, сумма превышения включается в налогооблагаемый доход сотрудника.

Учет командировочных расходов при применении ОСНО (обычной системы налогообложения)

Расходы на командировки принимаются в размере фактических затрат и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. С 01 января 2009 года нормирование суточных отменено, теперь для расчета налога на прибыль они принимаются в размере, установленном самостоятельно организацией. Таким документом может быть приказ руководителя или Положение о командировочных расходах.

Учет командировочных расходов при применении УСН 15% (доходы минус расходы).

На основании п. п. 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ командировочные расходы уменьшают базу по единому налогу. Однако не следует забывать, что расходы в данном случае будут признаваться кассовым методом, то есть после их фактического осуществления и оплаты. Расходы на командировки исключением не являются.

Учет командировочных расходов при УСН 6% (УСН доходы)

Базу по единому налогу командировочные расходы не уменьшат. Несмотря на это, учет командировочных все равно выгоден, так как оплата командировочных за счет компании позволяет сэкономить на налогах с оплаты труда.

Вместе с тем следует иметь в виду, что в отсутствие оформленных документов, подтверждающих направленность расходов на получение доходов, налоговый орган (или фонд) попробует признать это выплатами в пользу физических лиц с соответствующим доначислением налогов, взносов и штрафных санкций.

Бизнес-класс и другие атрибуты успешного бизнесмена.

Авиабилет бизнес-класса, проживание в лучшей гостинице известной сети, трансфер из аэропорта на лимузине. Можно ли учесть в расходах стоимость такой «роскоши»?. Можно. Минфин признал право налогоплательщика на билеты «повышенной комфортности» и иные аналогичные расходы, поскольку никаких ограничений по таким расходам НК РФ не устанавливает. Но вероятность претензий со стороны налогового органа в процессе проверки, конечно, исключаться не может.

Представительские расходы. Их учет и влияние на налогообложение компании.

Общая информация.

Это раньше представительские расходы в малом бизнесе были экзотикой, сейчас это норма. Начинающие предприниматели точно так же как и представители среднего и крупного бизнеса встречаются с потенциальными или существующими клиентами за деловым завтраком. А почему нет?

К тому же, оплата таких расходов за счет средств компании позволяет на абсолютно законных основаниях получать ощутимую экономию налогов для ее владельца.

К примеру, если такие расходы оплачивать из средств, полученных в качестве заработной платы, то сумма таких расходов автоматически увеличивается на 13% (НДФЛ) + 14% (ставка страховых взносов для УСН) или же 13 % + 26 % (ставка страховых взносов для ОСНО). Ставки страховых взносов указаны действующие на момент написания статьи. Напомним, что с 2011 года ставка страховых взносов вырастет и для тех и для других и составит 34%.

Определение представительских расходов дано в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К представительским расходам относятся также расходы на официальный прием участников совета директоров или иного руководящего органа (не очень актуально для малого бизнеса).

К представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно
• буфетное обслуживание во время переговоров
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Оформление представительских расходов.

Как и любые другие расходы, представительские расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Такие требования предъявляются в статье 252 НК РФ.

Деловой завтрак (обед, ужин) с представителем контрагента.

Кроме кассового чека (слипа банковской карты) и ресторанного счета нужно оформить Акт о произведенных расходах, с указанием времени и места встречи, ФИО представителей обеих сторон, тематики встречи. Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем компании. Также оформляется авансовый отчет по форме АО-1 (в случае если счет был оплачен наличными или кредиткой).

Переговоры, встречи, совещания в офисе (или в арендованном специально для них помещении).

Расходы подтвердит программа встречи, утвержденная смета расходов, Отчет о результатах встречи, Акт о произведенных расходах. В случае если расходы были оплачены по безналу, должны быть соответствующие документы – накладные, акты, счета-фактуры. Если расходы были оплачены наличными, то дополнительно должен быть оформлен авансовый отчет.

Интересно. Долгое время был спорным и очень актуальным вопрос – а можно ли учитывать расходы на алкоголь и табачную продукцию в качестве представительских расходов. И в каком размере. Можно, в конце концов, сказали налоговики и Минфин, налогоплательщиков же поддерживали суды. Ограничение, которое предъявляет финансовое ведомство к таким расходам – они должны быть осуществлены в «размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом ст. 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе». (Письмо Минфина РФ от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49). То есть никаких конкретных показателей финансовое ведомство не устанавливает.

Представительские расходы и налогообложение

Учет представительских расходов при применении ОСНО (основной системе налогообложения)

Представительские расходы уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но нормируются. Это значит, что принять такие расходы к учету для целей налогообложения в размере фактических затрат нельзя.

Максимальный размер представительских расходов, который можно учесть при расчете по налогу на прибыль, составляет 4 % от суммы расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. А часть расходов, которая превышает установленный норматив, придется списывать за счет собственных средств компании.

Общая сумма расходов на оплату труда определяется не только как сумма оплаты по окладам, но и включает в себя отпускные, оплату по среднему и т д., то есть те расходы, которые указаны в статье 255 НК РФ.

Например, если за 9 месяцев 2010 года расходы компании на оплату труда составили (по налоговому учету) 90000 рублей, то максимальная сумма представительских расходов, которые можно принять для расчета налога на прибыль составит:

90000*4%=3600 рублей.

Важно. При отсутствии расходов на оплату труда никакие представительские расходы не уменьшат налогооблагаемую базу, поскольку не представляется возможным исчислить норму.

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 15%

Представительские расходы при расчете единого налога не учитываются. Вообще.

Вы можете осуществлять такие расходы с соответствующим документальным оформлением, но уменьшить налоговую базу при расчете единого налога на них не получится. Представительские расходы в статье 346.16 НК РФ не поименованы, список расходов закрыт.

Учет представительских расходов при применении при применении УСН 6%

Поскольку на налогообложение в данном случае представительские расходы не влияют, основная задача – подтвердить экономическую направленность расходов для бизнеса. То есть оформить все как положено. При отсутствии подтверждающих документов налоговая инспекция может признать такие расходы личными (то есть подлежащими включению в налоговую базу по налогу на доходы), доначислить налог, штрафы и пени. Такие же санкции возможны и в случае проверки со стороны внебюджетных фондов.

Заключение

А в заключении хочется обратить внимание начинающих предпринимателей на один интересный момент. То, с чем приходится сталкиваться на практике ну очень часто. Это нежелание бухгалтерии заниматься оформлением и учетом таких расходов, с одной стороны, потому что лень, с другой стороны аргумент, что расходы копеечные и нет смысла их учитывать. А в результате происходит переплата налогов, увеличение расходов, а иногда совершенно излишняя в этом случае потребность в неучтенных наличных деньгах. Да, возможная сумма экономии не велика. Однако решение о том, что учитывать, а что нет, не может принимать бухгалтер.

Теперь представьте, что компания растет, в ней уже под два (а то и больше) десятка сотрудников, команда менеджеров, которая ездит на встречи, в командировки, встречается с клиентами и заказчиками и так далее. Соответственно растут расходы и на командировки и на представительские. И если с самого начала работы у вас не будет не будет порядка в учете и использовании средств компании, то в дальнейшем ситуация будет только ухудшаться. Гораздо проще установить правила и придерживаться их с того момента, как только у вас появился первый наемный сотрудник, чем эти правила вводить в действие в уже достаточно большой коллектив. Как правило, любые изменения, связанные с дополнительным контролем или с дополнительной работой (по мнению работников) даются с большим трудом.